タイムマネジメント 第3回

  1. 不要な作業は改善して、価値を創り出す作業に時間を費やす
  2. 4つの改善アプローチを駆使して時間を作り出す
  3. タイムマネジメントは、誰でも急にできるものではない、何かを取り入れて簡単にできるものでもない
  4. タイムマネジメントを推し進めるための4つのステップ

■ タイムマネジメント ARCHIVE

1.不要な作業は改善して、価値を創り出す作業に時間を費やす

今まで通りの仕事の取り組み方を続けていては、何も改善されません、新たな時間を捻出することはできません。働き方改革の推進、残業の抑制など、ただでさえ時間が制約された環境において、新しい挑戦をしようにも時間がないのが現状ではないでしょうか?

仕事を増やす、仕事を作ることではなく、仕事を減らす、仕事の優先順位を付けられることがビジネスパーソンとして評価されることを、改めて認識する必要があります。

知識、経験、自信がつけば、仕事や業務のムリ、ムダ、ムラに気付くことができます。ムリ、ムダ、ムラの改善に取り組み、時間を捻出して価値を創り出す作業に時間を費やせるビジネスパーソンこそが、人財と評価されるでしょう。

タイムマネジメントに取り組むにあたっても、やりきるために必要な時間を捻出することは、とても重要なプロセスです。

2.4つの改善アプローチを駆使して、使える時間を作り出す

時間の捻出、価値の創出には、相応のエネルギーが必要です。重要度、緊急度、タイミングに応じて改善アプローチを使い分けましょう。

■ 4つの改善アプローチ

排除

本来の目的とは離れた必要のない仕事、二度手間の仕事は無くす

結合

同じタイミングでできる仕事を組み合わせる、一括で処理する

交換

臨機応変に順番を変えて、仕事にリズムを与える

簡素化

マニュアル化、ビジュアル化、仕組み化して、可能な限り仕事を簡単にする

尚、改善はリストラではありません。本来の仕事の価値、アウトプットの価値が下がってしまっては、改善に取り組む意味がありません。「1」のインプットに対して、アウトプットが「2」以上になるように、改善に取り組む必要があります。

3.タイムマネジメントは、誰でも急にできるものではない、何かを取り入れて簡単にできるものでもない

タイムマネジメントは、日々の努力、社内外との信頼関係の構築、知識、経験、自信の積み重ねがあってこそ、円滑に取り組むことができるものです。誰でも急にできるものではなく、自分自身のタイムマネジメントができないようでは、組織を率いることはできません。

タイムマネジメントを率先垂範するリーダーこそ、時間を守り、誰よりも働き、働く姿を見せなければなりません。メンバー全員の気持ちを鼓舞して、モチベーションの維持、チームの一体感を醸成できるリーダーが求められています。

4.タイムマネジメントを推し進めるための4つのステップ

タイムマネジメントは、4つのステップに整理して、実行に移すことをお薦めしています。それぞれの段階で求められる知識、スキルを理解して、自身の足りない部分をブラッシュアップしていきましょう。

尚、タイムマネジメントを効率的に実施するためには、期限、期日、時間を守る意識、ルールを共有できていることが大前提です。一人ひとりが仕事に対する意欲を高めて、アウトプットに対する責任を持たせなければ、自覚と覚悟は生まれません。

タイムマネジメントを通じた自己研鑽で、社内外から評価されるビジネスパーソンを目指してみてはいかがでしょうか?

■ タイムマネジメント 4つのステップ

Step1. 現状把握

スキル、実績、人脈、仕事に対する姿勢、仕事に対する意欲、勤務態度、人間関係を把握する、分析する

Step2. 要件定義

目的、目標、期限、権限、予算、アウトプットを定義する、確認する

Step3. 作業設計

資源の配賦、メンバーの選定、役割分担、利益管理、コスト管理、進捗管理、権限委譲、適材適所を設計する、仕組み化する

Step4. 実行・検証

リーダーシップ、フォロアーシップ、自己犠牲、アメとムチで推進する、検証する

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