仕事は忙しい人に頼め!

タイムマネジメント 第1回

仕事は忙しい人に頼め!

どの人に仕事を依頼しようかを考えるとき、一番忙しい人に頼むのが正解、という定石があります。忙しい人に頼んだら後回しにされる、手の空いている人に頼む方が効率的、と考えたくなりますが、仕事をアサインする側は、実はまったく逆のことを考えています。

仕事ができる人は時間を無駄にせず、時間を効率的に活用するマネジメントスキルが備わっていると考えられます。故に、仕事ができる人は、どんなに忙しくても、依頼された仕事を見事に遂行するでしょう。

今回はタイムマネジメントをテーマに、相手から信頼を得て、次の仕事に繋げるマネジメントスキルについて書いていきたいと思います。

■ タイムマネジメント ARCHIVE

目次

  1. 期日を守れない、期日を守らないは、ビジネス社会では通用しない
  2. 相手の期待通り、スケジュール通りに事を進める
  3. 仕事の優先順位は、正しく、速く、美しく
  4. スケジュールを設計する力、スケジュール通りにやりきる力を備えるまとめ

1.期日を守れない、期日を守らないは、ビジネス社会では通用しない

日々の仕事、業務、プロジェクト、取引先からの要望は、期日、期限、期間が設定されて依頼されるケースが大半です。組織の上層ほど仕事の質は上がり、難易度は高くなり、対応すべき量も増加しますが、一旦引き受けた仕事の期日を守れない、守らないというのは、ビジネス社会では通用しません。

相手と約束した期限、期日を守らなければ、能力無し、やる気なし、信頼関係無しで、次の仕事を依頼されることは無いでしょう。

タイムマネジメントとは、勉強ができる、資格を持っていることとは別の領域のスキルとされています。信頼できるビジネスパーソンとして評価されるためには、どんなに小さな仕事でも、期日、期間を厳守しなければなりません。

期待以上のアウトプットを創出するために必要な「力」とは何かを考えて、インプットとスキルアップを継続しましょう。依頼者、協力者の期待や信頼を裏切ってしまうことが無いように、120%で応えることが求められています。

2.相手の期待通り、スケジュール通りに事を進める

タイムマネジメントとは、期日を守ればいい、時間通りに進めればいい、という訳ではありません。

相手がいる仕事であれば、仕事の質、量に関係なく、相手基準で進めていく必要があります。タイムマネジメントには、相手基準をベースに生産性を高める、効率化を進める、より大きな成果を上げる、という意味が含まれていると考えましょう。

■ タイムマネジメントに必要なスキル

  • 相手基準を具体的に想像するスキル
  • 生産性を高めて、より大きな成果を上げるためのスキル
  • 効率的に進めて、より速くアウトプットを創出するためのスキル

今まで関わってきた仕事、プロジェクト、雑用について、時間を守れた割合と守れなかった割合を振り返ってみましょう。

また、時間を守らない上司の下で働きたいか、時間を守らない後輩の面倒を見たいと思えるか、想像してみてください。

自分自身が時間を守らない、守れない人材にならないように、今何をすべきか、何ができるか、何が必要かを自責で考えて成長に繋げていくことが大切です。他者の成功例、失敗例なども参照に、継続して自己研鑽を図りましょう。

3.仕事の優先順位は、正しく、速く、美しく

仕事には必ず依頼者と作業者の立場があります。また、組織の中でどのようなポジションであっても、依頼者と作業者、どちらの立場にもなり得ます。自身が依頼者となった場合、作業者となった場合を想定して、どのようなタイムマネジメントが最適かを考えてみましょう。

■ 依頼者

依頼者は作業者を信頼して作業を委託し、出来上がりを期待して待っています。但し、決められた期限より前に、期待以上のアウトプットを求めるのが依頼者の本音ではないでしょうか。

■ 作業者

作業者は、依頼者の求めるアウトプットを、依頼者が求める期限に納品することが求められています。依頼者の本音にどこまで応えられるかが勝負であり、評価、信頼、感動に繋げることができれば、継続して取引することができるでしょう。

このような関係性から、作業者が期限を守らない、作業者から期待以下のアウトプットしか出てこないケースが頻発した場合には、依頼者の不満、不信、怒りへと繋がり、作業者には二度とチャンスは訪れません。作業者は、依頼者が求める正しいことを、正しい期限に納品することが第一順位です。

そして、期限より速く終わらせることができれば、見直しをする時間、ミスがあっても取り返す時間に費やすことができます(第二順位)。その後、他者との差異化を図るために、自分なりの美しさを施します(第三順位)。

いずれにしても、依頼者の期待、要望を正確に理解しなければ、作業をスタートすることはできません。正確に理解した内容をスケジュールに落とし込み、スケジュール通りに作業をやりきる、これがタイムマネジメントの鉄則です。

4.スケジュールを設計する力、スケジュール通りにやりきる力を備える

正しく、速く、美しくは、スケジュールを設計する力、スケジュール通りにやりきる力を備えなければ、実現することはできません。

■ スケジュールを設計する力の源泉

  • 考える
  • イメージする
  • 想像を膨らませる
  • 情報を分析する、加工する
  • 経営資源をタイムリーに把握する

スケジュールを設計する力とは、仕事やプロジェクトの全体像を把握し、期限までにアウトプットを納品する(目標を達成する)ために、細かな作業を重複なく、順序良く、時系列に並べていく力のことです。

頭を動かす内容が多く、特にリーダー、マネージャーなど、組織やチームのトップに位置する方に求められる要素と言えます。

■ スケジュール通りにやりきる力の源泉

  • でき上がりの基準を正確に理解する
  • これまでの経験、知識、人脈をフル活用する
  • 何事にも臨機応変に対応する

スケジュール通りにやりきる力とは、割り当てられた作業をより効率的に、可能な限りスケジュールより速くやりきる力のことです。

さまざまな体験、経験を糧にして、体を動かして応えていくことが求められる要素と言えます。

まとめ

いかかでしたでしょうか?

初取引の相手に対して、期待以上のアウトプットを期限内に提示できれば、信頼の獲得、次の仕事に繋がります。逆に、相手の期待に応えず、期限も守れない場合には、信頼を得ることはできません。不信感が醸成され、信頼の回復には相当な時間がかかるでしょう。

タイムマネジメントは、単に時間を管理をして仕事をこなすだけの管理方法、考え方ではありません。相手基準をベースにスケジュールを設計し、スケジュール通りにやりきることが求められています。

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