PDCAの正否を分けるPLAN!

PDCAマネジメント 第2回

  1. 4つのメインステップ、8つのサブステップを理解する
  2. すべき目標を設定する
  3. すべき目標と囲い見込みのギャップを埋める計画を立案する
  4. 必要な経営資源を確保して、準備を万端に
  5. 変化に伴う抵抗、抵抗に対する対応策を考える

■ PDCAマネジメント ARCHIVE

1.4つのメインステップ、8つのサブステップを理解する

PDCAは4つのメインステップ、8つのサブステップで構成されています。

この基本構造を正しく理解し、ポイントを押さえて進められれば、成果、実績に繋げることができるでしょう。

■ メインステップ

次の段階に進んだら戻れない、不可逆な関係にあります。

  • PLAN
  • DO
  • CHECK
  • ACTION

■ サブステップ

各メインステップを構成する2つの要素のことで、納得するまで繰り返し戻ることが可能な可逆な関係にあります。

PLAN

  • 目標設定
  • 計画立案

DO

  • 準備
  • 実行

CHECK

  • 結果分析
  • 真因把握

ACTION

  • 処置是正
  • 検証

2.すべき目標を設定する

PDCAは、必ずPLANからスタートします。

PLANは、目標設定、計画立案のサブステップで構成され、有意義な目標、計画を立てられるかどうかがPDCAの成否を分ける、と言っても過言ではありません。

目標と計画の定義を混同せず、目標を達成するために必要な計画を立案できるように、ポイントを押さえておきましょう。

■ 目標設定のポイント

  • 理念、ビジョン、方針がベースになっているか ?
  • 数値化されているか ?
  • すべき目標になっているか?

できる目標では無く、すべき目標を設定することが重要です。

難易度が高いすべき目標を目指すからには、今まで通りのやり方、考え方、手段、行動では目標達成は難しく、計画立案を本気で取り組むことが求められます。少し背伸びをした目標を設定できているか、改めて確認してみてください。

万が一できる目標を設定してしまうと、目標達成の難易度は低くなり、今まで通りのやり方を踏襲すれば成果が出てしまいます。PDCAに取り組む意義が無くなってしまうため、すべき目標の設定は必須です。

すべき目標が決まれば、より効率的かつ確実に成果を上げるために、計画に落とし込む作業に入りましょう。

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3.すべき目標と囲い見込みのギャップを埋める計画を立案する

■ 計画立案のポイント

  • 囲い見込みを計測する
  • 囲い見込みとすべき目標とのギャップを把握する
  • そのギャップを埋めるための施策を立案する

囲い見込みとは、今まで通りの仕事の進め方、人の配置、費用の使い方をすれば、ある程度予測することが可能な成果のことです。

この囲い見込みと目標の差を、ギャップとして認識してください。言い換えれば、目標に足りない部分がギャップであり、ギャップを見える化することで、これから何をすべきかが明確になります。

より正確に囲い見込みを計測することは、PDCAを成功に導く重要なポイントとなります。

あまり馴染みのない囲い見込みですが、計測精度を高めるノウハウを積み上げていくことも、PDCA成功への大切なプロセスです。

囲い見込みを大きく見積もった場合

囲い見込みを達成できなかったとき、目標は達成できず…

■ 囲い見込みを小さく見積もった場合

目標とのギャップが大きすぎてモチベーションが低下、無理な施策を展開して失敗…

4.必要な経営資源を確保して、準備を万端に

DOは「準備」と「実行」のサブステップで構成されています。すべき目標を実現するためには、今までの作業フロー、時間の使い方、資源の活用方法を変えていかなければなりません。

今まで通りに変化を与えるのが、DOというステップです。

■ 準備のポイント

  • 使える経営資源の把握
  • 経営資源の効果的な配分
  • 経営資源の効率的な活用
  • 日常業務のスモール化
  • 仕事の優先順位付け など

経営資源は、ヒト、モノ、カネ、情報、時間、知的財産、意欲の7つとされています。PDCAを円滑に回すためには、作業に投入する経営資源の十分な確保は必須です。

使える資源を把握した上で、日常業務を見直し、地道に時間を捻出して準備を進めましょう。

5.変化に伴う抵抗、抵抗に対する対応策を考える

変化を起こせば、変化を嫌う抵抗が必ずあります。また、変化を起こすためには、コストが発生します。実行は、今までのやり方を変えたくない勢力の抵抗に対して、どれだけ丁寧にフォローし、理解を得て、協力関係を構築できるかがポイントになります。

  • 説得すると、抵抗する
  • 納得すると、自ら動く

仕事を属人化し、その仕事が無くなることを恐れる人ほど、変化に抵抗し、非協力的な態度を取るのが現実です。

人間の感情の機微も理解した上で、現場に話をして仁義を切るボトムアップ型でいくか、上層に話を通して現場に落とすトップダウン型でいくかを考えましょう。目的、メリット、タイミングを考慮し、協力を得ていかなければ前に進められません。

PDCAに協力したら評価する仕組みを導入するなど、働く環境を同時に整備することも大切な取り組みだと思います。

また、実行段階の成否はコミュニケーションの質、量で決まるとも言われています。

職場コミュニケーションのうち、ホウレンソウが占める割合は約80%と大きなウェイトを占めています。ホウレンソウが円滑であればあるほど、職場の風通しは確実に良くなります。

ホウレンソウのルールはあるか、フォーマットはあるか、職場の現状を確認してみてください。

■ ホウレンソウが上手くいかない原因

  • ホウレンソウスキルに問題はないか?
  • ホウレンソウに対する受け答えスキルに問題はないか?
  • ホウレンソウの場、ルール、フォーマットに問題はないか?
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