4つの改善アプローチと4つのステップを通じて、新たな価値を創り出すタイムマネジメントを
【タイムマネジメント｜第3回】
不要な作業は改善して、価値を創り出す作業に時間を費やす
今まで通りの仕事の取り組み方を続けていては、何も改善されません、新たな時間を捻出することはできません。
働き方改革の推進により、ただでさえ慌ただしい環境において、新しい挑戦をしようにも時間がないのが実状ではないでしょうか？
仕事を増やす、仕事を作ることではなく、仕事を減らす、仕事の優先順位を付けられることこそがビジネスパーソンとして評価されると、改めて認識する必要があるように感じています。
知識、経験、自信がつけば、仕事や業務のムリ、ムダ、ムラに気付くことができます。ムリ、ムダ、ムラの改善に取り組み、時間を捻出して価値を創り出す作業に時間を費やせるビジネスパーソンこそが、人財と評価されるでしょう。
タイムマネジメントに取り組むにあたり、やりきるために必要な時間を捻出することは、とても重要なプロセスです。
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4つの改善アプローチを駆使して、使える時間を作り出す
時間の捻出、価値の創出には、相応のエネルギーが必要です。重要度、緊急度、タイミングに応じて改善アプローチを使い分けましょう。
■ 4つの改善アプローチ
- 排除 本来の目的とは離れた必要のない仕事、二度手間の仕事は無くす
- 結合 同じタイミングでできる仕事を組み合わせる、一括で処理する
- 交換 臨機応変に順番を変えて、仕事にリズムを与える
- 簡素化 マニュアル化、ビジュアル化、仕組み化して、可能な限り仕事を簡単にする
改善は、リストラではありません。本来の仕事の価値、アウトプットの価値が下がってしまっては、改善に取り組む意味がありません。
「1」のインプットに対して、アウトプットが「2」以上になるように改善を進めましょう。
タイムマネジメントは、急にできるものではない、簡単にできるものでもない
タイムマネジメントは、日々の努力、社内外との信頼関係の構築、知識、経験、自信の積み重ねがあってこそ、円滑に取り組むことができるものです。誰でも急にできるものではなく、自分自身のタイムマネジメントができないようでは、組織を率いることはできません。
タイムマネジメントを率先垂範するリーダーこそ、時間を守り、誰よりも働き、働く姿を見せなければなりません。
メンバー全員の気持ちを鼓舞して、モチベーションの維持、チームの一体感を醸成できるリーダーが求められています。
タイムマネジメントは、4つのステップに整理して、実行に移すことをお薦めしています。それぞれの段階で求められる知識、スキルを理解して、自身の足りない部分をブラッシュアップしていきましょう。
■ タイムマネジメント 4つのステップ
Step1. 現状把握
スキル、実績、人脈、仕事に対する姿勢、仕事に対する意欲、勤務態度、人間関係を把握する、分析する
Step2. 要件定義
目的、目標、期限、権限、予算、アウトプットを定義する、確認する
Step3. 作業設計
資源の配賦、メンバーの選定、役割分担、利益管理、コスト管理、進捗管理、権限委譲、適材適所を設計する、仕組み化する
Step4. 実行・検証
リーダーシップ、フォロアーシップ、自己犠牲、アメとムチで推進する、検証する
尚、タイムマネジメントを効率的に実施するには、期限、期日、時間を守る意識、ルールを共有できていることが前提です。一人ひとりが仕事に対する意欲を高めて、アウトプットに対する責任を持たせなければ、自覚と覚悟は生まれないでしょう。
タイムマネジメントを通じた自己研鑽で、社内外から評価されるビジネスパーソンを目指してみてはいかがでしょうか？
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