【コミュニケーション｜第2回】

正確に伝えること、正確に理解することの難しさ

仕事やプライベートにおいて、正確に伝えること、伝えられたことを正確に理解することは難しいと感じている方は多いと思います。双方の理解不足はときに大きな齟齬となり、相手との関係に悪影響を及ぼす可能性があります。

そのときの状況、相手の立場、伝えるタイミングなど、伝わらないリスクがあるのであれば、その場で解決策を講じなければなりません。独りよがりの伝え方ではなく、相手に合わせた伝え方ができる人ほど、コミュニケーションに長けた存在だと認められるでしょう。

同じフレーズでも、文字にすると全く異なる意味になるものがあります。口頭で伝える際には、声のトーンや抑揚、区切りをつけることで、正確に理解してもらえるように配慮が必要です。

■ カンソウキカシテ！

  • 感想、聞かして
  • 乾燥機、貸して

■ オショクジケン！

  • 汚職事件
  • お食事券

■ アナタノカオナンカイモミタイ！

  • あなたの顔、なんか芋みたい
  • あなたの顔、何回も見たい

尚、相手に正確に伝わったかどうかは、その場ですぐに確認することができます。その手段は、復唱する、復唱させることです。

「できる？」「分かった？」と質問されたとき、正確に理解していなくても「分かった」と回答することは可能です。この場合、理解しないまま物事は進んでいくこととなり、後々の火種になってしまいます（もう一方は、相手は理解したと間違った認識のまま）。

正確に理解しなければ、復唱することはできません。

復唱は面倒な作業かもしれませんが、コミュニケーションの一環として積極的に行っていきましょう。後々の火種は、その場で消してしまうことに越したことはありません。

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コミュニケーションの目的は多数！情報、価値観、考え方を円滑に共有できるように

人と人は、何がしかの目的があってコミュニケーションを取っています。その目的は、大きく3つあるとされています。

目的に応じて、その場の状況に最適なコミュニケーションの取り方を考える必要があります。

■ 人間関係を構築する

  • 第一印象
  • 日常会話
  • 雑談

人間関係を構築するコミュニケーションとは、相手から親しみを持ってもらい、お互いに心を開くためのコミュニケーションと言えます。社交的なコミュニケーションの取り方であり、特に初対面の場面では、存分に発揮する必要があります。

第一印象で好感を持たれるように。また、会話の冒頭で興味を持たれるように。

相手に受け入れてもらうための、始めの一手が重要です。

■ 情報を共有する

  • 報告
  • 相談
  • 連絡
  • 説明

情報やデータを共有するコミュニケーションは、職場におけるコミュニケーションの大部分を占めています。報連相に代表される伝達的コミュニケーションと呼ばれるもので、正しいルートで、直接当人へ、悪い情報ほど速く伝えることが重要です。

報連相を受けたら、指示、解説、補助、命令で必ず反応するように。

無反応はコミュニケーションを停滞させるだけでは無く、信頼関係にも悪影響を及ぼす可能性があります。

■ 協力を獲得する

  • 説得
  • 依頼
  • 忠告
  • 命令

相手から協力を獲得するコミュニケーションは、こちらが意図する言動を相手から引き出すコミュニケーションと言えます。

相手をその気にさせて気持ちよく動いてもらえるように、強弱や濃淡をつけたコミュニケーションが求められるでしょう。

立場によってコミュニケーションの入り方、取り方はさまざま

ビジネス社会では、立場、肩書、実績、知名度によりでコミュニケーションの取り方は変わります。特に、日常的に行われる社内でのやり取りには注意が必要です。

■ 部下へのコミュニケーション

  • 受け入れる
  • 目線を合わせる
  • 締めたり緩めたりのメリハリ
  • 過去の栄光では無く、未来を切り拓く知見

自分が上司や先輩になり、部下や後輩とコミュニケーションを取るときは、肯定から入り、未来への道筋を示せるように。

自分の話ばかり、否定ばかりでは、相手が聞きたいことへの回答にはなりません。相手が知りたいこと、伝えたいことを把握して端的に回答できてこそ、相談しがいのある上司・先輩になれるのではないでしょうか。

■ 上司へのコミュニケーション

  • 目を配る
  • 気を配る
  • 気を遣う
  • 気働き
  • 心を配る

部下・後輩として上司・先輩と接するときは、事前の相談、事中の連絡、事後の報告を徹底するように。

何がどのように行われているのか、問題は発生していないのか、仕事を任せている側はとても気になっています。何か問題が起きてからでは、傷口が広がってしまい、対応に窮してしまう可能性があります。

日常的なコミュニケーションは、報連相で。言い換えれば、報連相ができている組織やチームは、円滑なコミュニケーションが図れていると評価することができるのではないでしょうか。

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